13.08.2019
4071
Секреты хранения

Правильное хранение документов на складе

Важная налоговая, бухгалтерская и некоторые другие виды документаций должны подвергаться архивному хранению на протяжении десятилетий. Подобные документы накапливаются в огромных количествах и не могут размещаться в офисных зданиях из-за своего объема. И решением сложной задачи размещения для организации может стать специализированный оборудованный склад для хранения документов.

Режим хранения в складских помещениях

Хранение документов на складе должно осуществляться в специально оборудованных боксах на стеллажах, в которых поддерживается постоянный сухой и теплый микроклимат. Важно, чтобы коробки закрывались плотно для защиты от прямого попадания солнца, от пыли, но при этом не допускали парникового эффекта. При неправильном размещении документации вне склада, возможно попадание влаги, что фактически гарантирует деформацию бумаги, выцветание, размытие записей и появление плесени.

В местах для хранения архивных документов также не должно быть сквозняков. Документация должна быть тщательно перебрана и отсортирована в назначенном порядке (алфавитном, по дате выпуска и др.) и непосредственному применению. Для бумаг должны быть предусмотрены шкафы, стеллажи или ячейки соответствующего размера и объемов. Допускается сбор документации по папкам, коробкам и уголкам, если такой подход не нарушает основные условия хранения. Картотека приводит сортировку в порядок и делает нужный документ доступным в подходящий момент.

Склад с документами


Преимущества хранения документов на специальном складе

У крупных организаций накапливается огромное количество документации, которую невозможно всю хранить в офисе. Поэтому и требуется дополнительное помещение. Преимущества использования склада:

  1. Сравнительная дешевизна. Склад предназначен непосредственно для хранения бумаг в течение длительного срока. Поэтому предприятию не требуется арендовать и обслуживать дополнительное помещение и отслеживать качество хранения.
  2. Высокое качество хранения. Складские архивы не накапливают пыли и грязи, поэтому не требуют дополнительных вложений на уборку помещений.
  3. Длительные сроки. В архивах документация может храниться десятилетиями, поэтому вопрос "как хранить документы предприятия" отпадает сам собой.
  4. Защита данных и сведений в документации (в том числе персональных, конфиденциальных). Вход в помещение недоступен третьим лицам, а доступ непосредственно к боксу с бумагами предоставляется только должностным доверенным лицам.

Папки с документами в коробке


Документы для хранения

В архивах возможно хранить практически любую бухгалтерскую, юридическую, личную документацию в любых объемах по ячейкам и картотекам. К размещению допускаются:

  • отчеты различного типа (в том числе налоговые);
  • рукописные документы;
  • архивная документация юридических и физических лиц любого уровня.

Предоставляются помещения, шкафы и стеллажи для любых объемов. Формат документации может быть любым. Для нестандартных размеров бумаги также возможен подбор соответствующих архивных ящиков.

Поделиться ссылкой: